A nota fiscal é uma declaração cuja finalidade é registrar a compra de um produto ou a prestação de serviço de uma empresa para uma pessoa física ou jurídica. A partir do momento que a nota fiscal registra um pagamento entre as partes envolvidas na compra ou venda, ela também passa a agir como ferramenta de recolhimento tributário.
A não emissão da nota fiscal por parte da empresa ocasiona sérios problemas para os proprietários do negócio, fato que é caracterizado como sonegação fiscal. Logo, por não possuírem um entendimento claro sobre o assunto, muitos empresários deixam nas mãos do contador o papel de cuidar da questão fiscal da empresa.
Embora seja importante a função que o contador realiza, também é necessário que o empreendedor conheça um pouco dessa parte burocrática e defina ações que facilitem os trâmites fiscais e a transparência dentro da empresa. Portanto, manter-se atualizado e atento às obrigações legais é fundamental.
Atualmente, os donos de restaurantes no estado de São Paulo têm à disposição, o SAT (Sistema Autenticador e Transmissor) para lidar com a questão fiscal.
Obrigações fiscais
É importante lembrar que há a obrigatoriedade de armazenar os documentos fiscais por um período mínimo de cinco anos, ação sujeita à multa no caso de descumprimento. É necessário armazená-las com segurança e organização, e não é nada recomendado guardá-las em uma simples pasta de arquivos do computador, pois, se o equipamento for danificado, você pode perder todas as notas.
Uma boa dica é utilizar programas profissionais de gerenciamento e armazenamento de cupons fiscais, que incluem ferramentas apropriadas para guardar as notas com segurança (na nuvem) e organização (sistema de pesquisa através de filtros). Conheça a solução apresentada aos associados do SinHoRes Osasco Alphaville e Região, a Idem Informática!
E onde entra o SAT?
O principal objetivo era migrar da nota em papel para um meio eletrônico, tal como ocorreu com o surgimento da Nota Fiscal Eletrônica.
Em dezembro de 2010, São Paulo surgiu com uma nova solução fiscal chamada SAT – Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos.
Depois de vários testes, esse sistema entrou em operação no final do ano de 2014 e passou a documentar todos os arquivos relacionados ao comércio varejista paulistano de forma eletrônica. Assim como proposto, ele substituiu um ECF e tornou os trâmites fiscais e tributários mais simples e práticos.
O funcionamento do SAT se baseia em um sistema constituído por um hardware e software conjuntos, responsáveis pela autorização e transmissão das notas por meio da internet. O hardware é pequeno e denominado S@t, fornecido por diferentes fabricantes e a impressão é feita através de uma impressora fiscal.
Assim como a NFC-e, o contribuinte que utiliza o SAT deve possuir um certificado digital para assinar digitalmente as notas ficais e transmitir seus dados de vendas à Secretaria da Fazenda. Contudo, o compartilhamento de informações à SEFAZ é realizado de maneira diferente.
Embora utilize a internet para realizar a transmissão dos dados, esse sistema não tem a necessidade de estar conectado à internet a todo o momento. Além de ser periódica, a transmissão é feita automaticamente. De fato, em situações nas quais haja falha na conexão, o SAT armazena as informações até que a internet seja restabelecida.
O SAT utiliza um hardware homologado para exercer sua função. Apesar disso, não é preciso comprar um aparelho para cada caixa que houver no estabelecimento, o equipamento pode ser compartilhado por todos os caixas ativos em um mesmo local.
A melhor escolha para o hotel e o restaurante
A melhor escolha é o SAT, pois o mesmo não requer conectividade integral com a internet, pois armazena os dados para serem enviados posteriormente.
Além disso, é preciso considerar a legislação sobre emissão de notas fiscais em São Paulo, cujo uso do SAT é obrigatório.
É sempre recomendável consultar seu contador, para lhe orientar durante o processo. Qualquer que seja a solução adotada por você, saiba que a tecnologia veio para facilitar a sua vida, como empresário.
Outro cuidado que o empresário dever ter é escolher uma empresa especializada em nosso segmento para instalar o equipamento. O sistema deve estar adequado para você não ser bi tributado, devido à substituição tributária de alguns produtos e às gorjetas, de modo a deixá-las “de fora” do sistema, já que esses valores não integram receita própria do empregador.
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