A pandemia acelerou a necessidade de processos remotos e automatizados. Em reservas hoteleiras, a tendência de automação de pagamentos economiza recurso e tempo gasto para pagar ou receber dos diversos clientes e parceiros. Afinal, do hóspede às operadoras e OTA’s, são muitas as movimentações financeiras envolvidas.

No atual cenário, o processamento de pagamento automatizado se tornou ainda mais essencial. Tal hábito impacta em uma série de ações. A principal delas é: o fluxo de caixa do hotel ganha eficácia operacional por meio de transações agendadas ou efetuadas simultaneamente.

A simplificação no planejamento e na execução da gestão financeira do hotel gera benefícios além da otimização do fluxo de caixa. Impacta positivamente a segurança dos dados do cliente e a identificação de cartões inválidos nas reservas.

Mas, afinal, quais são os outros benefícios que a operação com pagamento automatizado oferece ao fluxo de caixa de estabelecimentos hoteleiros? E como a gestão do fluxo de caixa do hotel pode apoiar tomadas de decisão mais seguras para o seu empreendimento?

Neste artigo, vamos responder a todas essas perguntas e muito mais: você vai entender o que é gestão de fluxo de caixa na hotelaria, e como esse instrumento permite o gerenciamento adequado do seu hotel.

O que é fluxo de caixa na hotelaria?

O fluxo de caixa é toda a movimentação financeira que ocorre no caixa de um estabelecimento. É nele em que se encontram as informações de valores referentes a entrada e saída de capital.
Na hotelaria, as movimentações bancárias estão relacionadas a um conjunto de registros e controles das contas, as principais são:

Contas a receber: são as ações de registro e controle das contas a receber do hotel. Isso inclui o montante de recebíveis de reservas de hóspedes, até as reservas de OTA´s, agências e operadoras. Nas contas a receber, as diferentes formas de pagamento utilizadas resultam em diferentes formas de controle das contas.

Em operações com cartões de crédito no recebimento, a gestão do fluxo de caixa pode ser facilitada por softwares de automatização. Eles atuam na checagem das conciliações das reservas, fazendo a correspondência exata do montante vendido e recebido.

Contas a pagar: controle importante da movimentação do caixa, para que nenhuma conta fique sem pagamento. Mesmo porque, pagar juros e taxas por atraso e desorganização é um erro crucial na gestão das contas.
Sucesso financeiro: cuidados na gestão do fluxo de caixa

A gestão assertiva do fluxo de caixa na hotelaria é peça fundamental para o sucesso financeiro do hotel. Para não tropeçar nessa etapa, é preciso levar em conta alguns cuidados na hora de analisar as contas do seu estabelecimento.

Não deixe nenhum ganho ou gasto de lado

Para ter uma visão ampla do seu capital, é importante registrar todas transações financeiras que ocorrem no seu negócio.

O volume de ganhos e gastos de valores pequenos se torna uma grande quantia se vistos como um todo, no final das contas.

Por isso, mesmo que algum ganho ou gasto aparentem ter um valor mínimo ou insignificante, não deixe de registrar.

Diferencie faturamento de lucro

Enxergar uma grande quantia na receita mensal do hotel é um ponto positivo. No entanto, é importante ter o cuidado de diferenciar o faturamento do lucro.

Ao analisar o faturamento periódico de um hotel, leva-se em consideração os gastos tidos durante o período, como o valor precisará ser usado no pagamento de colaboradores e dos recursos utilizados.
Apenas depois de pontuar todos os gastos o valor do lucro pode ser visualizado.

Distribua estrategicamente seu lucro em valor de caixa e valor para investimento

Depois de chegar no valor exato de seu lucro por período, é a hora de distribuir estrategicamente o capital.

Concentrar todo capital do hotel no caixa é tão arriscado quanto fazer investimentos com todo o valor.

O ideal é fazer uma distribuição estratégica do lucro, levando em consideração quais são as demandas de aprimoramento do seu hotel.

Sem deixar de lado a quantia que deve ser mantida em caixa como uma segurança financeira do estabelecimento.

Por que o pagamento automatizado é o suporte essencial para a saúde do fluxo de caixa do hotel?
Um sistema de pagamento automatizado melhora o fluxo de caixa dos hotéis porque se torna possível acompanhar todas as transações bancárias feitas em nome do hotel.

Isso acontece já que o próprio sistema registra online o histórico dos dados dos clientes, desde a forma de pagamento utilizado até a data da efetuação da reserva e o status do pagamento.

Ter clareza sobre o faturamento, lucro, gastos e prejuízos do seu negócio é fundamental. Sem a visão ampla e detalhada dos processos financeiros, fica quase impossível definir quanto deve ser mantido em caixa e quanto deve ser investido em melhorias no seu hotel.

3 benefícios que o pagamento online oferece ao fluxo de caixa dos hotéis

São muitos os impactos positivos que o processamento do pagamento automatizado do hotel traz ao fluxo de caixa.
Aqui, vamos citar 3 benefícios fundamentais e como o sistema ajuda o hotel a ter um fluxo de caixa mais saudável:

1. Eficácia operacional

O software de pagamento automatizado permite a padronização dos processos. Por meio dessa ação, é possível otimizar o tempo, economizar nos custos e reduzir erros.

Ter eficácia operacional é o ponto de destaque. Já que muitos estabelecimentos hoteleiros ainda realizam de forma manual as atividades de transação financeira que envolvem a reserva de um quarto.

Para realizar esses processos manualmente, o hotel necessita de uma equipe especial para cuidar das tarefas. O que leva tempo operacional e desgaste de colaboradores.

Além disso, tal processo pode implicar em erros e retrabalhos, ou até em prejuízo financeiro decorrente dessas falhas.

2. Aumento da produtividade no faturamento de reserva

Um sistema de pagamento automatizado garante o rápido recebimento do valor das reservas, antes faturadas a longo prazo.

Com a automatização, a produtividade no trabalho aumenta. Já que resulta em economia do tempo que seria necessário para o faturamento manual.

Outro tópico importante é a sustentabilidade: o pagamento automatizado extingue a necessidade de impressões em papel, que antes eram tão necessárias para realizar o faturamento.

3. Redução de inadimplências
A reserva com pagamento automatizado permite que o hotel possa efetivar a cobrança no cartão de crédito ou, pelo menos, garantir que o valor completo seja recebido.

A reserva com pagamento automatizado permite ao hotel efetivar a cobrança antecipada no cartão de crédito e, com isso, prevenir inadimplências com antecedência.

No caso de clientes como agências e operadoras, o uso de uma plataforma automatizada previne, em casos extremos, os hotéis de inadimplências que podem surgir com a falência da operadora do cartão de crédito. Isso porque, os repasses de pagamentos continuam a ser efetuados.

O uso da plataforma automatizada traz, também, agilidade na checagem de pendências a serem pagas pelos clientes. Existe, ainda, a possibilidade de enviar notificações automáticas de aviso sobre o vencimento do pagamento. Uma ação que visa aumentar o faturamento do hotel, ao saldar contas a pagar sem atrasos.

FONTE – Omnibees